E-Rechnungspflicht 2025: Was Kleinunternehmer jetzt wissen müssen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail. Das ist ein weit verbreiteter Irrtum. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat, das automatisch von Buchhaltungssoftware verarbeitet werden kann — ohne manuelles Abtippen.

In Deutschland gibt es zwei anerkannte Formate:

ZUGFeRD — Ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Der Mensch sieht das PDF, die Software liest das XML. Format: PDF/A-3 + Factur-X XML.
XRechnung — Reines XML, kein PDF. Wird hauptsächlich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Behörden, Kommunen) verwendet.

Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und sind in Deutschland offiziell anerkannt.

Die Fristen: Was gilt ab wann?

Das Wachstumschancengesetz (verabschiedet im März 2024) hat die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte in Deutschland festgelegt. Die Einführung erfolgt stufenweise:

Datum	Was gilt?
01.01.2025	Empfangspflicht — Alle B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
01.01.2027	Versandpflicht (Stufe 1) — Unternehmen mit > 800.000 EUR Jahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden.
01.01.2028	Versandpflicht (Stufe 2) — Alle B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden, unabhängig vom Umsatz.

Achtung: Die Empfangspflicht gilt seit dem 01.01.2025 bereits für alle Unternehmen — auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG. Wenn ein Geschäftspartner Ihnen eine E-Rechnung schickt, müssen Sie diese entgegennehmen und archivieren können.

Bin ich als Kleinunternehmer betroffen?

Die kurze Antwort: Ja, beim Empfang. Nein, beim Versand (vorerst).

Empfang: Pflicht seit 01.01.2025

Als Kleinunternehmer müssen Sie E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren können. Das bedeutet: Sie brauchen eine Software, die ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien öffnen, darstellen und revisionssicher speichern kann.

Versand: Noch nicht Pflicht

Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit, solange der Empfänger zustimmt, eine klassische Rechnung (PDF oder Papier) zu erhalten. Ab 2028 wird diese Ausnahme voraussichtlich entfallen.

Unsere Empfehlung: Stellen Sie jetzt schon auf E-Rechnung um. Die Umstellung ist technisch einfach (ein Klick in FakturaCloud), und Sie sind für 2027/2028 vorbereitet. Außerdem signalisieren Sie Ihren Geschäftspartnern Professionalität.

Was muss eine E-Rechnung enthalten?

Die E-Rechnung muss alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten — genau wie eine Papierrechnung. Zusätzlich müssen die Daten in einem strukturierten Format vorliegen:

Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
Name und Adresse von Rechnungssteller und -empfänger
Steuernummer oder USt-IdNr.
Menge und Art der Leistung
Entgelt und Steuerbetrag (getrennt nach Steuersätzen)
Zahlungsbedingungen
Ggf. Leitweg-ID (bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber)

ZUGFeRD vs. XRechnung: Was brauche ich?

Kriterium	ZUGFeRD	XRechnung
Format	PDF + XML	Reines XML
Lesbar für Menschen?	Ja (PDF-Teil)	Nein (nur mit Software)
Einsatzgebiet	B2B allgemein	Behörden, öffentliche Hand
Norm	EN 16931	EN 16931
Empfehlung	Für die meisten KMU	Wenn Behörden es verlangen

Tipp: FakturaCloud unterstützt beide Formate — ZUGFeRD 2.1.1 (BASIC, EN16931, EXTENDED) und XRechnung. Sie wählen das Format pro Brand in den Einstellungen. Der Empfang und die GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen ist in Faktura Books bereits integriert.

Wie archiviere ich E-Rechnungen GoBD-konform?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) schreiben vor, dass E-Rechnungen:

Im Originalformat gespeichert werden (nicht nur als Ausdruck)
Unveränderbar archiviert werden
10 Jahre aufbewahrt werden
Jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein müssen

Eine einfache Ablage im E-Mail-Postfach oder auf der Festplatte reicht nicht aus. Sie brauchen entweder eine Buchhaltungssoftware mit GoBD-konformer Archivierung oder ein separates Dokumentenmanagementsystem.

Checkliste: Was müssen Sie jetzt tun?

1Software einrichten, die E-Rechnungen empfangen und anzeigen kann

2GoBD-konforme Archivierung sicherstellen (nicht nur E-Mail-Ordner)

3Geschäftspartner informieren, dass Sie E-Rechnungen empfangen können

4Eigene Rechnungen auf ZUGFeRD umstellen (freiwillig, aber empfohlen)

5Buchführung vorbereiten: E-Rechnungs-Daten automatisch importieren

So löst FakturaCloud das für Sie

FakturaCloud hat die E-Rechnungspflicht von Anfang an eingebaut — nicht nachgerüstet:

E-Rechnungen erstellen: ZUGFeRD und XRechnung per Knopfdruck (ab Pro-Plan)
E-Rechnungen empfangen: Upload in Faktura Books, automatische Erkennung und Archivierung
GoBD-konform archivieren: Belege werden revisionssicher gespeichert
KI-Belegerkennung: Betrag, Datum und Lieferant werden automatisch extrahiert
60 Tage kostenlos testen: Alle Features inklusive E-Rechnung — ohne Kreditkarte