Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Pflichtangaben, Fehler und Profi-Tipps
Was muss auf eine Kleinunternehmer-Rechnung? Welche Fehler vermeiden? Wir zeigen Pflichtangaben nach §14 UStG, den §19-Hinweis und wie Sie in 3 Minuten professionelle Rechnungen erstellen.
Warum professionelle Rechnungen so wichtig sind
Ob Freelancer, Handwerker oder Online-Händler: Ihre Rechnung ist Ihre Visitenkarte. Sie ist oft das letzte Dokument, das Ihr Kunde von Ihnen sieht — und entscheidet darüber, ob Sie als seriöser Geschäftspartner wahrgenommen werden oder als jemand, der schnell eine Word-Vorlage zusammengebastelt hat.
Doch eine Rechnung muss nicht nur gut aussehen. Als Kleinunternehmer gibt es gesetzliche Pflichtangaben, die auf jede Rechnung gehören. Fehlen diese, riskieren Sie, dass Ihr Kunde die Rechnung zurückweist — oder im schlimmsten Fall das Finanzamt nachfragt.
Pflichtangaben auf der Rechnung nach §14 UStG
Das Umsatzsteuergesetz schreibt vor, welche Angaben auf einer Rechnung stehen müssen. Das gilt auch für Kleinunternehmer — mit einer Besonderheit beim Steuerausweis:
| Angabe | Details |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift | Von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Eine von beiden reicht. Die USt-IdNr. ist bei EU-Geschäften Pflicht. |
| Rechnungsdatum | Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Muss einmalig und nachvollziehbar sein (z.B. RE-2026-0042) |
| Leistungsbeschreibung | Art, Menge und Zeitpunkt der Leistung |
| Nettobetrag | Entgelt für die Leistung |
| Hinweis §19 UStG | Pflicht für Kleinunternehmer: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." |
Kleinunternehmer: Was ist anders?
Als Kleinunternehmer nach §19 UStG sind Sie von der Umsatzsteuer befreit, solange Ihr Jahresumsatz unter 25.000 Euro liegt (seit 2025, vorher 22.000 Euro). Das bedeutet:
- Sie weisen keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen aus
- Ihre Preise sind Endpreise (brutto = netto)
- Sie müssen den §19-Hinweis auf jeder Rechnung angeben
- Sie dürfen keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen
Die 7 häufigsten Fehler auf Kleinunternehmer-Rechnungen
Ohne den Verweis auf die Kleinunternehmerregelung kann der Empfänger Vorsteuer geltend machen — was zu Problemen beim Finanzamt führt.
Wenn Sie versehentlich 19% MwSt. auf der Rechnung angeben, schulden Sie diese dem Finanzamt — auch als Kleinunternehmer.
RE-1, RE-2, RE-5 — Lücken in der Nummerierung sind ein rotes Tuch für den Betriebsprüfer.
Wann wurde die Leistung erbracht? Das Datum muss auf der Rechnung stehen, auch wenn es dem Rechnungsdatum entspricht.
Name, Straße, PLZ und Ort des Empfängers müssen vollständig sein. "Firma Müller" reicht nicht.
Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. muss auf jeder Rechnung stehen. Ohne besteht keine Pflicht zur Zahlung.
Word-Dokumente mit Comic Sans schaden Ihrem Image. Ein professionelles Design signalisiert Kompetenz.
Rechnungsvorlage vs. Rechnungssoftware
Viele Gründer starten mit einer Excel- oder Word-Vorlage. Das funktioniert am Anfang, wird aber schnell zum Problem:
| Kriterium | Vorlage (Word/Excel) | Rechnungssoftware |
|---|---|---|
| Rechnungsnummern | Manuell vergeben — fehleranfällig | Automatisch fortlaufend |
| §19-Hinweis | Muss jedes Mal manuell eingefügt werden | Automatisch bei Kleinunternehmer-Brands |
| Design | Eingeschränkt, unprofessionell | Professionelle Layouts mit eigenem Branding |
| E-Rechnung (ZUGFeRD) | Nicht möglich | Per Klick aktivierbar |
| Kundenverwaltung | Daten jedes Mal neu eingeben | Kunden einmal anlegen, immer verwenden |
| Kosten | Kostenlos | Ab 0 EUR (FakturaCloud Free-Plan) |
So erstellen Sie in 3 Minuten Ihre erste Rechnung
Mit FakturaCloud geht das schnell. Hier der Ablauf:
Schritt 1: Brand anlegen
Firmenname, Adresse, Steuernummer und Logo hinterlegen. Kleinunternehmer-Toggle aktivieren — der §19-Hinweis erscheint automatisch auf allen Dokumenten.
Schritt 2: Design wählen
6 professionelle Layouts (Classic, Modern, Minimal, Bold, Corporate, Elegant). Farben an Ihr Branding anpassen. Live-Vorschau zeigt das Ergebnis sofort.
Schritt 3: Rechnung erstellen
Kunde auswählen, Positionen hinzufügen, optional KI-Textvorschlag für Einleitung. PDF herunterladen oder direkt per E-Mail versenden.
Angebot zu Rechnung: Ein Klick
Ein typischer Workflow für Freelancer und Handwerker: Erst ein Angebot schreiben, nach Bestätigung in eine Rechnung umwandeln. In FakturaCloud geht das mit einem Klick — alle Positionen, Kundendaten und Texte werden übernommen. Sie müssen nichts abtippen.
Das gleiche gilt für weitere Umwandlungen: Angebot → Auftragsbestätigung → Rechnung → Lieferschein. Die gesamte Dokumentenkette bleibt verknüpft und nachvollziehbar.
Multi-Brand: Mehrere Firmen, ein Account
Viele Selbständige betreiben mehr als ein Gewerbe — zum Beispiel einen Online-Shop und eine Freelancer-Tätigkeit. Mit FakturaCloud verwalten Sie bis zu 5 Brands (Firmen) in einem einzigen Account. Jede Brand hat eigene:
- Firmendaten, Logo und Farben
- Nummernkreise (eigene Rechnungsnummern pro Firma)
- Kleinunternehmer-Einstellung (Brand A mit §19, Brand B ohne)
- Bankverbindung und Zahlungsbedingungen
- Design-Konfiguration (jede Firma kann anders aussehen)
Zukunftssicher: E-Rechnung gleich mit eingebaut
Ab 2027 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen versenden können (wenn der Jahresumsatz über 800.000 Euro liegt, schon ab 2027 — alle anderen ab 2028). Statt später umzusteigen, können Sie jetzt schon E-Rechnungen erstellen — per Klick im Brand-Setup.
FakturaCloud unterstützt ZUGFeRD 2.1.1 (alle Profile) und XRechnung. Das PDF, das Ihr Kunde bekommt, sieht aus wie eine normale Rechnung — enthält aber unsichtbar die strukturierten Daten, die Buchhaltungssoftware automatisch verarbeiten kann.
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