ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und ist ein hybrides Rechnungsformat: Es kombiniert ein visuelles PDF-Dokument mit einer maschinenlesbaren XML-Datei. Der Mensch sieht eine normale Rechnung, die Buchhaltungssoftware liest die strukturierten Daten im Hintergrund.

International ist ZUGFeRD als Factur-X bekannt — es handelt sich um dasselbe Format, das gemeinsam von Deutschland und Frankreich entwickelt wurde. Beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931, die einheitliche Anforderungen an elektronische Rechnungen in der gesamten EU definiert.

Für Menschen: Sieht aus wie ein normales PDF — druckbar, per E-Mail versendbar, visuell ansprechend.
Für Maschinen: Enthält eingebettetes XML mit allen Rechnungsdaten — automatisch verarbeitbar, kein Abtippen.

Mehr zur E-Rechnungspflicht und den gesetzlichen Fristen finden Sie in unserem Ratgeber: E-Rechnungspflicht 2025: Was Kleinunternehmer jetzt wissen müssen

Die ZUGFeRD-Profile im Überblick

ZUGFeRD bietet verschiedene Profile, die sich im Umfang der übermittelten Daten unterscheiden. Je höher das Profil, desto mehr Informationen enthält die XML-Datei:

Profil	Datenumfang	Einsatzgebiet
MINIMUM	Minimalste Daten (Referenz)	Nur Archivierung, keine Verarbeitung
BASIC WL	Kopfdaten ohne Positionen	Buchungsrelevante Basisdaten
BASIC	Kopfdaten + Positionen	Empfohlen für die meisten KMU
EN16931	Vollständige EU-Norm	Volle EN-16931-Konformität
EXTENDED	Erweiterte Geschäftsdaten	Komplexe B2B-Szenarien
XRechnung	Reines XML (kein PDF)	Öffentliche Auftraggeber, Behörden

Empfehlung: Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen reicht das Profil BASIC vollkommen aus. Es enthält alle Positionen und Beträge, die eine Buchhaltungssoftware für die automatische Verarbeitung benötigt — ohne unnötige Komplexität.

Warum PDF/A-3? Der technische Hintergrund

ZUGFeRD-Rechnungen basieren nicht auf einem normalen PDF, sondern auf dem Archivierungsstandard PDF/A-3. Dieser Standard hat zwei entscheidende Eigenschaften:

Eingebettete Dateien erlaubt: Anders als PDF/A-1 oder PDF/A-2 können in PDF/A-3 zusätzliche Dateien eingebettet werden — in diesem Fall die XML-Datei mit den Rechnungsdaten.
Langzeitarchivierung: PDF/A garantiert, dass das Dokument auch in 10 oder 20 Jahren noch identisch dargestellt werden kann — unabhängig von Software-Versionen.

Damit PDF/A-3 funktioniert, müssen alle verwendeten Schriftarten vollständig in das PDF eingebettet werden. FakturaCloud verwendet dafür Inter als TTF-Font, der in vier Varianten (Regular, Bold, Italic, BoldItalic) direkt ins PDF eingebettet wird. So ist sichergestellt, dass Ihre Rechnung auf jedem System gleich aussieht.

Achtung: Ein normales PDF, das per E-Mail verschickt wird, ist keine gültige E-Rechnung — auch wenn es wie eine Rechnung aussieht. Ohne die eingebettete XML-Datei im PDF/A-3-Format fehlt der maschinenlesbare Teil.

ZUGFeRD-Rechnung erstellen: So geht's in FakturaCloud

In FakturaCloud erstellen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung in vier einfachen Schritten. Die XML-Daten werden automatisch generiert und unsichtbar in das PDF eingebettet:

Schritt 1: E-Rechnung aktivieren

Gehen Sie in Ihre Brand-Einstellungen → Tab „E-Rechnung" und aktivieren Sie den Toggle. Wählen Sie als Format „ZUGFeRD BASIC" (empfohlen für die meisten KMU).

Schritt 2: Format und Profil wählen

FakturaCloud unterstützt alle ZUGFeRD-Profile: BASIC, EN16931, EXTENDED und XRechnung. Für B2B-Rechnungen an Unternehmen empfehlen wir BASIC. Für öffentliche Auftraggeber XRechnung.

Schritt 3: Rechnung erstellen wie gewohnt

Erstellen Sie Ihre Rechnung ganz normal: Kunde auswählen, Positionen hinzufügen, Texte verfassen. An Ihrem gewohnten Workflow ändert sich nichts.

Schritt 4: PDF herunterladen — fertig

Beim PDF-Download werden die XML-Daten automatisch generiert und unsichtbar in das PDF/A-3-Dokument eingebettet. Ihr Kunde erhält ein normales PDF, das gleichzeitig maschinenlesbar ist.

Gut zu wissen: Die XML-Daten werden unsichtbar in das PDF eingebettet. Ihr Kunde sieht eine ganz normale Rechnung — druckbar, per E-Mail versendbar. Die Buchhaltungssoftware des Empfängers erkennt die strukturierten Daten automatisch und kann sie ohne manuelles Abtippen verarbeiten.

ZUGFeRD validieren: Ist meine E-Rechnung korrekt?

Nach dem Erstellen sollten Sie Ihre ZUGFeRD-Rechnung einmalig validieren, um sicherzustellen, dass das XML korrekt eingebettet ist und alle Pflichtfelder enthalten sind. Dafür gibt es mehrere Werkzeuge:

KoSIT Prüftool: Das offizielle Validierungstool der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Prüft gegen die EN-16931-Norm und gibt detaillierte Fehlermeldungen aus.
Mustang-Validator: Open-Source-Tool speziell für ZUGFeRD/Factur-X. Prüft sowohl die PDF/A-3-Konformität als auch den XML-Inhalt.
Online-Validierungstools: Verschiedene Anbieter bieten kostenlose Browser-basierte Prüfungen an, z.B. ecosio oder Format-Validatoren der IHK.

Tipp: Validieren Sie einmalig nach der Ersteinrichtung. Wenn Ihre erste ZUGFeRD-Rechnung korrekt validiert, werden alle weiteren Rechnungen mit den gleichen Einstellungen ebenfalls korrekt sein.

Häufige Fehler bei ZUGFeRD-Rechnungen

Falsches PDF-Format

ZUGFeRD erfordert PDF/A-3. Ein normales PDF oder PDF/A-1 kann keine eingebetteten XML-Dateien enthalten. Viele günstige PDF-Tools erzeugen kein PDF/A-3.

Fehlende Pflichtfelder im XML

Je nach gewähltem Profil müssen bestimmte Felder vorhanden sein: Rechnungsnummer, Datum, Steuernummer, Beträge. Fehlt ein Pflichtfeld, schlägt die Validierung fehl.

Fonts nicht eingebettet

PDF/A-3 verlangt, dass alle Schriftarten vollständig eingebettet sind. Systemfonts wie Arial oder Helvetica sind nicht erlaubt. FakturaCloud nutzt Inter TTF — vollständig eingebettet.

Falsches Profil gewählt

MINIMUM reicht nicht für die automatische Verarbeitung. EXTENDED enthält Felder, die die meisten KMU nicht brauchen. BASIC ist der goldene Mittelweg.

XML nicht korrekt eingebettet

Die XML-Datei muss als Attachment im PDF/A-3 eingebettet sein, nicht nur angehängt. Manche Tools fügen das XML falsch ein, sodass Empfängersoftware es nicht findet.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Wann was?

Beide Formate basieren auf der EN 16931 und sind in Deutschland offiziell anerkannt. Der Unterschied liegt in der Darstellung:

ZUGFeRD (Factur-X): PDF + XML. Ideal für B2B, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne spezielle Software öffnen und lesen kann.
XRechnung: Reines XML, kein PDF. Wird von öffentlichen Auftraggebern (Bund, Länder, Kommunen) verlangt. Ohne Viewer-Software nicht menschenlesbar.

Faustregel: Wenn Sie an Unternehmen fakturieren, nehmen Sie ZUGFeRD. Wenn eine Behörde oder öffentliche Stelle explizit XRechnung verlangt (oft mit Leitweg-ID), nehmen Sie XRechnung. FakturaCloud unterstützt beide Formate — Sie wählen es pro Brand in den Einstellungen.

Ausführliche Informationen zur E-Rechnungspflicht, den Fristen und den Unterschieden zwischen den Formaten finden Sie in unserem Ratgeber: E-Rechnungspflicht 2025: Was Kleinunternehmer jetzt wissen müssen