E-Rechnung in Deutschland
Alles zur E-Rechnungspflicht ab 2025 — Zeitstrahl, Formate, Kleinunternehmer und FAQ
Ab 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich in Deutschland schrittweise verpflichtend. Hier erfährst du, was sich ändert und wie FakturaCloud dich unterstützt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Eine PDF-Datei allein gilt nicht als E-Rechnung.
Anerkannte Formate
| Format | Beschreibung |
|---|---|
| ZUGFeRD | Hybrid-Format: PDF + eingebettete XML-Datei. Menschenlesbar und maschinenlesbar |
| XRechnung | Reines XML-Format. Standard für öffentliche Auftraggeber |
Zeitstrahl der E-Rechnungspflicht
Ab 1. Januar 2025
- Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
- Papierrechnungen und einfache PDFs dürfen noch versendet werden
Ab 1. Januar 2027
- Unternehmen mit über 800.000 EUR Jahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden
- Kleinere Unternehmen haben noch eine Übergangsfrist
Ab 1. Januar 2028
- Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden
- Keine Ausnahmen mehr (außer Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR)
Betrifft mich die E-Rechnungspflicht?
Entscheidungsbaum
Bist du Kleinunternehmer (§ 19 UStG)?
- Ja → Du musst E-Rechnungen empfangen können (ab 2025), aber beim Versenden gelten Übergangsfristen bis 2028
- Nein → Weiter:
Liegt dein Jahresumsatz über 800.000 EUR?
- Ja → Ab 2027 musst du E-Rechnungen versenden
- Nein → Ab 2028 musst du E-Rechnungen versenden
Stellst du Rechnungen an öffentliche Auftraggeber?
- Ja → XRechnung ist bereits jetzt Pflicht (seit 2020)
- Nein → ZUGFeRD oder XRechnung sind beide möglich
Was muss ich jetzt tun?
- Empfangsbereit sein — Stelle sicher, dass du E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format empfangen und verarbeiten kannst
- Software vorbereiten — Prüfe, ob deine Rechnungssoftware E-Rechnungen erstellen kann
- Prozesse anpassen — Plane den Umstieg auf E-Rechnungsversand
FakturaCloud und E-Rechnung
FakturaCloud unterstützt die automatische Erstellung von E-Rechnungen direkt beim PDF-Export:
- ZUGFeRD 2.x (BASIC) — PDF mit eingebetteter XML-Datei, extern validiert und konform
- XRechnung — Reines XML für öffentliche Auftraggeber
- EN 16931-konform — Validierung nach europäischer Norm bestanden (94/94 Regeln)
- PDF/A-3B — Archivierungstaugliches PDF-Format mit vollständig eingebetteten Schriften
Die E-Rechnungsfunktion ist ab dem Pro-Tarif verfügbar. Du kannst beim Erstellen einer Rechnung das gewünschte E-Rechnungsformat wählen — FakturaCloud bettet die strukturierte XML-Datei automatisch in das PDF ein.
FAQ zur E-Rechnung
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen erstellen?
Ab 2028 ja, auch als Kleinunternehmer. Bis dahin reichen klassische PDFs. FakturaCloud zeigt den § 19 UStG-Hinweis automatisch an.
Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen versenden?
Während der Übergangsfrist (bis 2027/2028) ja. Danach müssen B2B-Rechnungen als E-Rechnung versendet werden. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen.
Was kostet die E-Rechnung bei FakturaCloud?
E-Rechnungsfunktionen sind in den Pro- und Business-Tarifen enthalten — ohne Aufpreis.
Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?
Rechnungen, die nicht im vorgeschriebenen Format ausgestellt werden, könnten steuerlich nicht anerkannt werden. Der Vorsteuerabzug des Empfängers könnte gefährdet sein.
Nächste Schritte
- E-Rechnung in den Brand-Einstellungen aktivieren — Tab "E-Rechnung"
- Dokumente verwalten — Rechnungen erstellen und versenden