Belege & KI-Erkennung
Belege hochladen, per KI analysieren lassen und automatisch als Buchung erfassen.
Belege sind die Grundlage jeder Buchführung: Eingangsrechnungen, Kassenzettel, Kontoauszüge, Quittungen — alles, was eine Geschäftstransaktion belegt. In Faktura Books lädst du deine Belege hoch und lässt sie optional per KI analysieren, sodass Buchungsvorschläge automatisch erstellt werden.
Belege hochladen
Navigiere zu Dashboard > Buchhaltung > Belege. Dort findest du zwei Upload-Bereiche nebeneinander:
- Mit KI-Analyse — Belege werden hochgeladen und automatisch per KI (Claude) ausgelesen. Du bekommst einen fertigen Buchungsvorschlag mit Lieferant, Betrag, Datum und Kategorie.
- Ohne KI hochladen — Die Datei wird nur gespeichert, keine Daten werden an Dritte übermittelt. Ideal, wenn du die Buchung selbst erfassen willst.
Beide Bereiche unterstützen Drag & Drop oder Klick zum Auswählen. Du kannst auch mehrere Dateien gleichzeitig ablegen.
Unterstützte Formate
| Format | Dateitypen |
|---|---|
| Rechnungen, Kontoauszüge, Belege | |
| Bilder | JPG, PNG, WebP (z. B. Fotos von Kassenzetteln) |
| XML | E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) |
Maximale Dateigröße: 10 MB pro Datei.
KI-Belegerkennung
So funktioniert's
- Beleg hochladen — Ziehe eine Datei in den Bereich "Mit KI-Analyse"
- Automatische Erkennung — Die KI analysiert den Beleg und extrahiert die wichtigsten Daten
- Ergebnis prüfen — Du siehst Lieferant, Datum, Betrag, Steuersatz, Rechnungsnummer, Beschreibung und das vorgeschlagene Buchungskonto
- Konfidenz-Anzeige — Die KI zeigt dir, wie sicher sie sich ist: Hoch (ab 80 %), Mittel (50–79 %) oder Niedrig (unter 50 %)
- Bestätigen oder korrigieren — Klicke auf Bestätigen, um den Vorschlag direkt als Buchung zu übernehmen. Mit Korrigieren wechselst du ins Buchungsformular, in dem alle erkannten Daten vorausgefüllt sind.
Die KI-Kategorievorschläge werden mit der Zeit besser, weil sie auf deinen bisherigen Buchungen basieren. Je mehr Belege du verarbeitest, desto treffsicherer werden die Vorschläge.
Plan-Limits
| Tarif | KI-Analysen / Monat |
|---|---|
| Starter | Unbegrenzt |
| Pro | Unbegrenzt |
Wenn dein Kontingent aufgebraucht ist, kannst du Belege weiterhin ohne KI hochladen und manuell buchen.
Mehrere Belege gleichzeitig (Batch)
Für den Monatsabschluss oder einen Stapel Belege: Wähle einfach mehrere Dateien auf einmal aus oder ziehe sie gemeinsam in den Upload-Bereich.
- Dateien auswählen — Mehrere Dateien per Drag & Drop oder über den Dateidialog
- Limit-Prüfung — Faktura Books prüft automatisch dein verbleibendes KI-Kontingent. Reicht es nicht für alle Dateien, wirst du gefragt, ob du einen Teil mit KI und den Rest ohne KI verarbeiten möchtest.
- Batch-Dialog — Ein Übersichtsdialog zeigt links alle Belege mit Status-Icons (Warteschlange, Upload, Analyse, Fertig, Fehler). Rechts siehst du das Detail zum ausgewählten Beleg.
- Einzeln prüfen — Klicke auf jeden Beleg, um das Ergebnis zu sehen und bei Bedarf zu korrigieren
- Alle bestätigen — Mit dem Button Alle bestätigen übernimmst du alle geprüften Vorschläge auf einmal als Buchungen
Duplikate werden automatisch erkannt: Wenn du denselben Beleg zweimal hochlädst, zeigt der Batch-Dialog eine Warnung statt ihn doppelt zu verarbeiten.
E-Rechnungen empfangen
Faktura Books erkennt eingehende E-Rechnungen automatisch — sowohl ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) als auch XRechnung (reines XML im UBL- oder CII-Format).
Der Ablauf unterscheidet sich von normalen Belegen:
- XML wird geparst — Der E-Rechnungs-Parser liest die strukturierten Felder direkt aus dem XML (kein KI-Kontingent nötig)
- Buchungsvorschlag — Lieferant, Rechnungsnummer, Netto-/Bruttobetrag, Steuersatz und Datum werden präzise extrahiert
- E-Rechnungs-Badge — Erkannte E-Rechnungen werden mit Format-Badge (z. B. "ZUGFeRD BASIC" oder "XRechnung") markiert
- GoBD-konforme Archivierung — Das Original-XML bleibt erhalten und wird mit SHA-256-Prüfsumme gesichert
Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Mit der 60-Tage-Testphase bist du sofort bereit — alle Features inklusive und GoBD-konform.
GoBD-konforme Archivierung
Bei jedem Upload passiert automatisch im Hintergrund:
- SHA-256-Prüfsumme — Wird beim Upload berechnet und gespeichert, um die Integrität des Original-Belegs sicherzustellen
- Unveränderlichkeit — Archivierte Belege können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden
- Status-Workflow — Jeder Beleg durchläuft: Neu → Analysiert → Gebucht → Archiviert
- Aufbewahrungsfrist — 8 Jahre gemäß § 147 AO
Faktura Books ersetzt kein revisionssicheres Langzeitarchiv im Sinne der GoBD. Für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht empfehlen wir ein zusätzliches Dokumentenmanagementsystem (z. B. Paperless-ngx oder ein zertifiziertes DMS).
Datenschutz bei der KI-Analyse
Bei der KI-Analyse werden deine Belege an einen KI-Dienst (Anthropic Claude) übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Deine Daten werden nicht für KI-Training verwendet. Wenn du das nicht möchtest, nutze den Upload-Bereich "Ohne KI hochladen".