Buchungen
Einnahmen und Ausgaben erfassen, automatische Buchungen aus Rechnungen und Bestellungen.
Im Buchungsmodul erfasst du alle Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens. Buchungen können manuell angelegt oder automatisch aus Rechnungen und Bestellungen erzeugt werden.
Buchung manuell anlegen
- Navigiere zu Dashboard > Buchhaltung > Buchungen
- Klicke auf + Neue Buchung
- Wähle die Art der Buchung — Einnahme oder Ausgabe
- Fülle die Pflichtfelder aus:
- Betrag (Brutto) — Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer
- Steuersatz — 19 %, 7 % oder 0 % (bei Kleinunternehmern automatisch 0 %)
- Datum — Buchungsdatum
- Beschreibung — z. B. "IONOS Hosting März"
- Konto — Aus dem Kontenrahmen wählen
- Optionale Felder:
- Zahlungsart — Überweisung, Barzahlung, PayPal, Kreditkarte, Online-Zahlung oder Sonstige
- Steuer-Kategorie — Standard, Innergemeinschaftlich, §13b Reverse Charge (nur bei Regelbesteuerung)
- Vorsteuerabzugsfähig — Checkbox bei Ausgaben (nur bei Regelbesteuerung)
- Bereits bezahlt — Markiert die Buchung als bezahlt
- Notizen — Freitext für zusätzliche Informationen
- Klicke auf Buchung erstellen
Netto-Betrag und Steuer-Anteil werden automatisch aus dem Bruttobetrag berechnet und live angezeigt.
Wenn du eine Buchung aus einem Beleg heraus erstellst, werden Betrag, Datum und Beschreibung automatisch vorausgefüllt — und der Beleg wird mit der Buchung verknüpft. Rechts neben dem Formular siehst du eine Vorschau des Belegs.
Kontenrahmen (SKR03)
FakturaCloud verwendet einen vereinfachten SKR03-Kontenrahmen, der speziell auf Einzelunternehmer und Kleinunternehmer zugeschnitten ist.
Einnahmen-Konten
| Konto | Bezeichnung | Steuersatz |
|---|---|---|
| 8100 | Erlöse (Kleinunternehmer) | 0 % |
| 8400 | Erlöse 19 % USt | 19 % |
| 8300 | Erlöse 7 % USt | 7 % |
| 8900 | Sonstige Einnahmen | 0 % |
Ausgaben-Konten
| Konto | Bezeichnung | Kategorie |
|---|---|---|
| 4100 | Miete/Pacht | Raumkosten |
| 4200 | Versicherungen | Betriebsausgaben |
| 4500 | Fahrtkosten | Reisekosten |
| 4600 | Bewirtung | Reisekosten |
| 4700 | Werbung/Marketing | Vertrieb |
| 4800 | Porto/Versand | Betriebsausgaben |
| 4900 | Telefon/Internet | Betriebsausgaben |
| 4950 | Software/Hosting | Betriebsausgaben |
| 4960 | Büromaterial | Betriebsausgaben |
| 4970 | Fachliteratur | Betriebsausgaben |
| 4980 | Fortbildung | Betriebsausgaben |
| 4990 | Sonstige Ausgaben | Betriebsausgaben |
Steuer-Konto
| Konto | Bezeichnung |
|---|---|
| 1780 | USt-Zahllast |
Die Konten werden automatisch bei der ersten Nutzung des Buchhaltungsmoduls angelegt. Du kannst jederzeit eigene Konten hinzufügen, um deinen Kontenrahmen zu erweitern.
Buchungsliste — Suche & Filter
Die Buchungsübersicht bietet dir schnellen Zugriff auf alle erfassten Buchungen:
- Live-Suche — Durchsucht Beschreibung, Betrag und Kontobezeichnung
- Typ-Filter — Filtere nach Einnahmen oder Ausgaben
- Konto-Filter — Filtere nach einem bestimmten Buchungskonto
- Zahlungsart-Filter — Filtere nach Zahlungsart (Überweisung, PayPal, etc.)
- Datumsbereich — Grenze den Zeitraum ein
- Sortierung — Sortiere nach Datum, Betrag oder Konto
Automatische Buchungen
FakturaCloud erstellt automatisch Buchungen, wenn sich der Status eines Dokuments oder einer Bestellung ändert. Das spart dir doppelte Erfassung und hält Buchhaltung und Geschäftsvorgänge synchron.
Aus Faktura Docs
Wenn eine Rechnung den Status bezahlt erhält, wird automatisch eine Einnahme-Buchung erstellt:
- Beschreibung:
Rechnung RE-2026-0001 — Kundenname - Betrag: Rechnungsbetrag (brutto) mit berechneter Netto/Steuer-Aufteilung
- Konto: 8100 (bei Kleinunternehmern gem. §19 UStG) oder 8400 (bei Regelbesteuerung mit 19 % USt)
- Zahlungsart: Überweisung
- Status: Automatisch als bezahlt markiert
Pro Rechnung wird maximal eine Buchung erstellt — Duplikate werden zuverlässig verhindert.
Mehr zum Dokumenten-Workflow findest du unter Dokumente verwalten.
Aus Faktura Trade
Bestellungen erzeugen ebenfalls automatische Buchungen:
- Bestellung abgeschlossen — Erzeugt eine Einnahme-Buchung mit Beschreibung
Bestellung 123-456 (eBay) — Max Müller. Der Marktplatz (Amazon, eBay) wird in der Beschreibung vermerkt. - Bestellung storniert — Erzeugt eine Ausgabe-Buchung (Erstattung) als Gegenbuchung mit dem Vermerk "Automatische Storno-Buchung aus Faktura Trade".
Auch hier gilt: Pro Bestellung und Buchungstyp wird maximal eine Buchung erstellt.
Automatische Buchungen aus Bestellungen werden nur erstellt, wenn das Buchhaltungsmodul für die jeweilige Brand aktiviert ist (d. h. Konten existieren). Ist es noch nicht eingerichtet, werden die Buchungen übersprungen.
Mehr zu Bestellungen findest du unter Bestellungen.
Wiederkehrende Buchungen
Für regelmäßige Ausgaben wie Miete, Versicherungen oder Software-Abonnements kannst du wiederkehrende Buchungen einrichten:
- Intervall — Monatlich, Quartalsweise oder Jährlich
- Enddatum — Optional, falls die Buchung zeitlich begrenzt ist
- Automatische Erstellung — Die Buchung wird zum konfigurierten Zeitpunkt automatisch angelegt
Typische Anwendungsfälle:
| Beispiel | Konto | Intervall |
|---|---|---|
| Büromiete | 4100 | Monatlich |
| Haftpflichtversicherung | 4200 | Jährlich |
| Adobe Creative Cloud | 4950 | Monatlich |
| IHK-Beitrag | 4990 | Jährlich |
Wiederkehrende Buchungen werden automatisch zum konfigurierten Zeitpunkt erstellt. Du erhältst eine Übersicht aller geplanten Buchungen in der Buchungsliste.
GoBD-Hinweis
Archivierte Buchungen sind unveränderlich. Korrekturen erfolgen über eine Storno-Buchung — so bleibt die lückenlose Nachverfolgbarkeit gemäß den GoBD-Grundsätzen (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) gewährleistet.
Nächste Schritte
- Belege — Belege hochladen, per OCR erfassen und mit Buchungen verknüpfen
- EÜR-Export — Einnahmenüberschussrechnung für die Steuererklärung generieren
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